دانشنامه نوشته ای است شامل اطلاعات جامع و درعین حال فشرده . دانشنامه کاربردهای بسیاری دارد که مهمترین کاربرد آن راهنمائی کاربران است . به عبارتی کاربر در صورت داشتن سؤال در خصوص مطلبی می تواند به دانشنامه مراجعه کرده و اطلاعات لازم را کسب کند.
دانشنامه در اصطلاح تکنولوژی است جهت ذخیره اطلاعات ساختاری و غیرساختاری در ارتباط با یک دانش خاص و یا رشته های مختلف .
گاهی اتفاق می افتد که کاربران در ارتباط با موضوعی نیازمند راهنمائی و توضیح هستند ، دانشنامه در این موارد کمک می کند تا کاربران قبل از هرگونه اقدامی به دانشنامه مراجعه کرده و پاسخ سؤال خود را دریافت کنند. این مورد باعث صرفه جویی در زمان و هزینه نیز خواهد شد زیرا دیگر کاربر مجبور نیست جهت دریافت پاسخ با سازمان مربوطه تماس داشته باشد که برای کاربر هزینه بری و زمانبری داشته باشد.
بدین ترتیب کاربر بدون صرف زمان و هزینه با مراجعه به دانشنامه راهنمائی لازم را دریافت خواهد کرد و در این صورت چنانچه بازهم برای کاربر مبهم باشد می تواند از طریق تلفن و یا تیکت توضیحات بیشتر را دریافت کند. ولی از آنجائیکه دانشنامه ها به صورت منظم و منسجم و معمولاً به همراه تصویر تهیه می شوند تا حد بسیار زیادی کاربر را راهنمائی خواهند کرد . بنابراین دانشنامه ها راهنما و جهت دهنده می باشند.
دانشنامه علاوه بر اینکه برای کاربران خارج از سازمان بسیار ارزشمند می باشد برای خود سازمان نیز از اهمیت ویژه ای برخوردار است
شرکت پارس دیتا نیز در این خصوص نرم افزاری به نام پارس ساپورت ارائه داده است که شامل امکانات بسیاری از جمله گفتگوی آنلاین ، تیکت ، دانشنامه و ... می باشد . در حال حاضر این نرم افزار توسط خود مجموعه نیز مورد استفاده قرار گرفته است که باعث صرفه جویی در زمان ، هزینه و رضایت بیشتر کاربران بوده است.
از آنجائیکه در یک سازمان افراد زیادی مشغول کار هستند و در سال تعداد زیادی کارمند جدید به سازمان اضافه می شوند یک سری قوانین و اصول در سازمان است که بدون تغییر می باشد و کارمندان جدید می توانند با مراجعه به دانشنامه سازمان از آن قوانین و روال ها مطلع شوند و دیگر نیاز به آموزش نیروهای جدید نباشد.
از آنجائیکه دانشنامه ها راهنما و جهت دهنده هستند بنابراین در تنظیم و تهیه آنها نیز می بایست یک سری اصول مانند ترتیب موضوعی و فهرست بندی موضوعی مطالب رعایت شود .
تا جائیکه ممکن است بهتر است متن
دانشنامه ساده و روان و همراه با تصویر باشد تا برای کاربران به راحتی قابل فهم بوده و نیاز کاربر را برطرف کند و کاربررا سردرگم نکند.
از جمله ویژگی های دانشنامه که هنگام تنظیم می بایست مورد توجه قرار گیرد به شرح ذیل می باشد :
1. رعايت سادگي و صراحت زبان و پرهيز از تكرار مترادفات بي فايده.
2. پرهيز از اطلاعات تفصيلي
3. پرهیز از اعمال نظر شخصي و بیان حقایق طبق اسناد
4. ترتیب موضوعی و فهرست بندی موضوعی مطالب
5. توجه به سادگي و قابل استفادة عموم بودن
6. پرهيز از بیان چند موضوع اصلي در يك دانشنامه
7. تقسيم دانشنامه به بخشهاي فرعي در دانشنامه های بلند كه تعدد موضوع دارد.
8. اطلاعات دانشنامه بايد جامع باشد يا با ارجاع رفع شود.
9. پرهیز از تناقض گويي ، فرضيه پردازي و حدسيّات.
10. استفاده از اصطلاحات رایج در مورد هر موضوع
11. ذكر اسناد و منابع معتبر در پايان هر دانشنامه
12. پرهیز از بیان توضیحات به صورت طولاتی و ذکر مثالهای گسترده
از آنجائیکه دانشنامه درجهت رفع نیاز کاربر تنظیم می شود و جهت دهنده و راهنما برای کاربر می باشد می بایست در تهیه و تنظیم آن قوانینی رعایت گردد تا دانشنامه از نظر محتوا مورد استفاده برای کاربر بوده و موجب رد دانشنامه نگردد.